🔐 1. CÓMO INGRESAR A LA PLATAFORMA

Paso 1: Abrir el enlace

Paso 2: Seleccionar docente

En el campo “Seleccione docente”  elige tu nombre.

Paso 3: Escribir contraseña

Paso 4: Ingresar - Haz clic en “Ingresar”

                  ✅ Si todo está correcto: Aparecerá tu nombre en la parte superior

📂 2. CÓMO SUBIR UN ARCHIVO

Paso 1: Seleccionar docente

              Si eres docente → ya aparecerá tu nombre bloqueado

              Si eres coordinador → puedes elegir cualquier docente

Paso 2: Seleccionar archivo

Paso 3: Verificar archivo

Paso 4: Subir archivo

                  Haz clic en “Subir archivo seleccionado”

Paso 5: Esperar proceso:

                  ✅ Aparece en el historial automáticamente

🗑️ 3. CÓMO ELIMINAR UN ARCHIVO

Paso 1: Buscar archivo / Ve a la sección Historial

Paso 2: Clic en “Eliminar”

                  Presiona el botón “Eliminar” (rojo)

Paso 3: Confirmar eliminación

🔒 IMPORTANTE (REGLAS)

       👨‍🏫 Docente: 

              ✅ Puede subir archivos

              ❌ Solo elimina sus propios archivos

      👨‍💼 Coordinador

              ✅ Puede ver todo

              ✅ Puede eliminar cualquier archivo

              ✅ Puede subir en cualquier carpeta

INSTRUCCIONES BÁSICAS DE USO DE LA PLATAFORMA

👨‍💼 Rol: COORDINADOR

El coordinador tiene el control total del sistema.

🔑 Funciones principales

1. Gestión de horarios

• Crear horarios para todos los docentes

• Modificar horarios en cualquier momento

• Asignar cursos, secciones o actividades por hora

• Guardar cambios del horario

2. Supervisión de archivos

• Visualizar todos los archivos subidos por los docentes

• Filtrar por docente, bimestre o unidad

• Ver estadísticas en el dashboard

• Eliminar archivos si es necesario

3. Control del sistema

• Acceso completo al dashboard

• Monitoreo de cumplimiento por docente

• Ver quién sube archivos y cuándo

🧭 Flujo de trabajo del coordinador

1. Inicia sesión

2. Revisa el Dashboard (📊)

3. Ingresa a Horarios (🗓️)

4. Selecciona docente

5. Registra o edita el horario

6. Guarda cambios

7. Supervisa archivos en Archivos (📁)

👨‍🏫 Rol: DOCENTE

El docente tiene un acceso limitado y enfocado en su trabajo.

🔑 Funciones principales

1. Subida de archivos

• Subir documentos de sus unidades

• Clasificación automática por bimestre y unidad

• Visualizar historial personal

2. Consulta de horario

• Ver su horario asignado

• No puede modificarlo

3. Seguimiento personal

• Ver sus archivos subidos

• Consultar fechas y registros

🧭 Flujo de trabajo del docente

1. Inicia sesión

2. Revisa su horario (🗓️)

3. Ingresa a Archivos (📁)

4. Selecciona su nombre

5. Sube documentos

6. Verifica historial

🔓 MODO PÚBLICO (sin iniciar sesión)

Cualquier usuario puede:

• Ver el Dashboard general

• Consultar horarios de docentes

❌ No puede:

• Subir archivos

• Eliminar archivos

• Modificar horarios

⚠️ REGLAS IMPORTANTES

• El docente solo puede subir archivos propios

• El coordinador es el único que modifica horarios

• Los archivos se organizan automáticamente por:

  • Bimestre

  • Unidad

  • Fecha

📄 INSTRUCTIVO GENERAL 📄

Plataforma de FUT Virtual – Mesa de Partes Digital

Institución Educativa

Colegio Nacional de Punchao
DRE Huánuco – UGEL 305 Huamalíes

1. ¿QUÉ ES EL FUT VIRTUAL?

El FUT Virtual (Formulario Único de Trámite) es una plataforma digital que permite a los usuarios:

• Registrar solicitudes de manera online

• Generar automáticamente un expediente

• Adjuntar documentos digitales

• Obtener su FUT en formato PDF listo para imprimir

• Consultar el historial de trámites realizados

👉 Funciona como una mesa de partes digital, eliminando el uso de papel.

2. ¿QUIÉNES PUEDEN USARLO?

• Estudiantes

• Docentes

• Padres de familia

• Personal administrativo

• Público en general

3. ¿CÓMO FUNCIONA LA PLATAFORMA?

🔹 PASO 1: INGRESO A LA PLATAFORMA

El usuario accede desde:

• Computadora

• Celular

• Tablet

👉 No requiere instalación.

🔹 PASO 2: LLENADO DEL FORMULARIO FUT

El usuario debe completar los siguientes datos:

📌 Datos del solicitante

• Apellidos y nombres

• DNI

• Dirección

• Teléfono

• Correo electrónico

• Relación con la institución

📌 Datos de la solicitud

• Tipo de trámite

• Dirigido a

• Asunto

• Descripción detallada

📌 Información adicional

• Documentos adjuntos declarados

• Lugar y fecha

• Observaciones

🔹 PASO 3: ADJUNTAR ARCHIVOS

El sistema permite subir:

• PDF

• Imágenes

• Documentos Word u otros

👉 Estos archivos serán guardados automáticamente.

🔹 PASO 4: ENVÍO DEL FUT

Al hacer clic en “Guardar FUT”, el sistema realiza automáticamente:

✅ Genera un código único de expediente
👉 Ejemplo: FUT-20260419-213015

✅ Crea una carpeta en Google Drive

✅ Genera:

• Documento en Google Docs

• Archivo PDF listo para impresión

✅ Guarda todos los anexos en la misma carpeta

🔹 PASO 5: CONFIRMACIÓN

El sistema mostrará:

• Número de expediente

• Enlace al PDF

• Enlace al documento editable

• Enlace a la carpeta

👉 El usuario puede descargar o imprimir su FUT.

4. HISTORIAL DE TRÁMITES

La plataforma incluye un módulo de historial automático que:

• Muestra todos los FUT registrados

• Se actualiza en tiempo real

• Lee directamente las carpetas del sistema

🔍 Permite:

• Buscar por nombre

• Buscar por expediente

• Ver documentos generados

• Acceder a anexos

5. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Cada FUT crea una estructura como esta:

📂 FUT-20260419-213015 - JUAN PEREZ

   ├── 📄 FUT (Google Docs)

   ├── 📄 FUT.pdf

   ├── 📎 DNI.pdf

   ├── 📎 Constancia.jpg

👉 Todo queda almacenado y ordenado automáticamente.

6. SEGURIDAD Y CONTROL

• Cada expediente es único

• Los archivos se almacenan en la nube

• Acceso controlado mediante enlaces

• No se pierde información

7. IMPRESIÓN DEL FUT

El usuario puede:

• Descargar el PDF

• Imprimir directamente desde la plataforma

• Compartir el documento

8. RECOMENDACIONES

• Verificar que los datos sean correctos antes de enviar

• Adjuntar documentos necesarios

• Guardar el número de expediente

• Usar navegador actualizado

9. BENEFICIOS DEL SISTEMA

✅ Reduce el uso de papel
✅ Ahorra tiempo
✅ Facilita el seguimiento de trámites
✅ Centraliza la información
✅ Mejora la gestión institucional

10. SOPORTE

Ante problemas o dudas, comunicarse con:

• Área de Computación e Informática

• Coordinación de la institución

CONCLUSIÓN

El FUT Virtual moderniza la gestión institucional, permitiendo un sistema:

• Rápido

•  Ordenado

•  Seguro

• Accesible desde cualquier lugar

“Digitalizando la gestión para una educación más eficiente”

NSTRUCTIVO DE LA PLATAFORMA

Sistema de Asistencia Estudiantil con QR

I. NOMBRE DE LA PLATAFORMA

Plataforma de Asistencia Estudiantil con Registro QR

II. FINALIDAD

La plataforma tiene como finalidad registrar, organizar y visualizar la asistencia de los estudiantes de 1.° a 5.° grado, secciones A y B, mediante el escaneo de códigos QR desde un celular, tablet o computadora con cámara, permitiendo además generar un panel estadístico diario, semanal y bimestral.

III. OBJETIVO GENERAL

Facilitar el control de asistencia escolar de manera rápida, ordenada y automática, reduciendo el tiempo de registro manual y mejorando el seguimiento de la asistencia por grado y sección.

IV. FUNCIONAMIENTO GENERAL DE LA PLATAFORMA

La plataforma funciona conectada a una hoja de cálculo de Google Sheets y a una aplicación web desarrollada en Google Apps Script. Su operación general es la siguiente:

1. Cada estudiante tiene asignado un código único.

2. Ese código se convierte en un QR individual.

3. Al escanear el QR desde la cámara del celular o la webcam:

   • el sistema identifica al estudiante,

   • registra su asistencia,

   • evita duplicados del mismo día,

   • guarda el historial en una base general,

   • marca la asistencia en la hoja correspondiente del grado y sección,

   • actualiza el panel estadístico.

V. ESTRUCTURA DE LA PLATAFORMA

La plataforma está compuesta por los siguientes elementos:

1. Hojas de listado por grado y sección

Contienen la nómina de estudiantes organizados por:

• 1.° A

• 1.° B

• 2.° A

• 2.° B

• 3.° A

• 3.° B

• 4.° A

• 4.° B

• 5.° A

• 5.° B

Cada hoja debe incluir:

• Código del estudiante

• Apellidos y nombres

2. Hoja maestra de estudiantes

Consolida automáticamente todos los estudiantes de las distintas secciones en una sola base general.

3. Hoja de asistencias

Registra el historial completo de cada marcación:

• fecha

• hora

• semana

• bimestre

• código

• nombre del estudiante

• grado

• sección

• estado de asistencia

4. Hoja de resumen

Presenta datos consolidados para revisión administrativa y análisis.

5. Panel web de asistencia

Es la interfaz principal de uso diario. Desde allí se puede:

• activar la cámara,

• escanear el QR,

• registrar manualmente un código,

• revisar últimos ingresos,

• ver estadísticas.

VI. ACCESO A LA PLATAFORMA

La plataforma puede abrirse desde:

• celular Android

• celular iPhone

• tablet

• laptop

• computadora con webcam

Para ingresar:

1. Abrir el enlace de la aplicación web.

2. Permitir el acceso a la cámara.

3. Ubicar el código QR frente a la cámara.

4. Verificar que el sistema confirme el registro.

VII. PROCEDIMIENTO DE USO

1. Registro de asistencia por QR

Para registrar asistencia con QR:

1. Ingresar al panel web.

2. Presionar el botón “Iniciar cámara”.

3. Colocar el código QR del estudiante frente a la cámara.

4. Esperar que el sistema lea el código.

5. Verificar el mensaje de confirmación.

Resultado esperado:

• se registra la asistencia del estudiante,

• se guarda el historial,

• se marca “P” en la fecha correspondiente,

• se actualizan las estadísticas.

2. Registro manual de asistencia

Si por algún motivo no funciona la cámara o el QR está dañado:

1. Ingresar al panel web.

2. Escribir el código del estudiante en el campo de ingreso manual.

3. Presionar “Registrar”.

Esto permite registrar la asistencia sin necesidad del escaneo.

3. Detener la cámara

Cuando termine el proceso de registro:

1. Presionar “Detener cámara”.

2. Confirmar que la cámara se apague correctamente.

Esto ayuda a ahorrar batería y mejora la seguridad del dispositivo.

VIII. MENSAJES DEL SISTEMA

La plataforma puede mostrar distintos mensajes:

1. Asistencia registrada correctamente

Indica que el estudiante fue identificado y su asistencia fue guardada.

2. Asistencia ya registrada hoy

Indica que el estudiante ya marcó asistencia ese mismo día, evitando duplicados.

3. No se encontró el estudiante

Indica que el código leído no coincide con ningún estudiante registrado en la base.

4. Error de cámara

Indica que el navegador no tiene permiso o no detecta una cámara disponible.

IX. PANEL ESTADÍSTICO

La plataforma incluye un panel visual para monitorear la asistencia.

Indicadores principales:

• Total de asistencias del día

• Total de asistencias de la semana

• Total de asistencias del bimestre

Gráficos incluidos:

• asistencia diaria

• asistencia por sección

• asistencia acumulada del bimestre

• últimos registros realizados

Este panel permite tomar decisiones rápidas y verificar el avance de asistencia en tiempo real.

X. ORGANIZACIÓN DE LOS DATOS

1. Registro por fecha

Cada día que se registra asistencia, el sistema crea o utiliza una columna con la fecha correspondiente en la hoja del grado y sección.

2. Histórico general

Además del marcado por fecha, el sistema conserva una base histórica en la hoja de asistencias, lo cual permite:

• consultar registros anteriores,

• hacer reportes,

• analizar tendencias,

• evitar pérdida de información.

3. Seguimiento por periodos

El sistema organiza automáticamente la información por:

• día

• semana

• bimestre

XI. VENTAJAS DE LA PLATAFORMA

• agiliza el control de asistencia

• reduce errores del registro manual

• evita doble marcación

• permite control en tiempo real

• facilita reportes por grado y sección

• mejora la organización institucional

• permite uso desde celular o computadora

• conserva historial completo de registros

XII. RESPONSABLES DE USO

La plataforma puede ser utilizada por:

Docente

• registrar asistencia del aula

• verificar listado de estudiantes

• revisar asistencia diaria

Coordinador o administrador

• supervisar el uso general

• revisar estadísticas globales

• validar funcionamiento del sistema

• generar reportes

XIII. RECOMENDACIONES DE USO

• mantener actualizada la lista de estudiantes

• verificar que cada estudiante tenga un código único

• probar la cámara antes del registro diario

• imprimir o entregar QR legibles

• usar buena iluminación al momento del escaneo

• revisar periódicamente la hoja de asistencias

• mantener el enlace de la plataforma accesible para el personal autorizado

XIV. POSIBLES DIFICULTADES Y SOLUCIONES

Problema: el QR no lee

Solución:

• acercar o alejar el código de la cámara

• mejorar la iluminación

• limpiar la cámara

• verificar que el QR no esté borroso

Problema: no reconoce al estudiante

Solución:

• revisar que el código del QR exista en la hoja

• verificar que no haya espacios o errores en el código

Problema: no abre la cámara

Solución:

• permitir acceso a la cámara en el navegador

• usar Chrome actualizado

• volver a cargar la página

Problema: duplicado de asistencia

Solución:

• el sistema está diseñado para impedir más de un registro del mismo día

XV. SEGURIDAD Y CONTROL

Para asegurar un uso correcto de la plataforma:

• solo personal autorizado debe registrar asistencias

• los códigos deben ser individuales

• se recomienda respaldo periódico de la hoja de cálculo

• no se debe modificar manualmente la base sin autorización

• toda actualización del sistema debe realizarse cuidadosamente

XVI. CONCLUSIÓN

La plataforma de asistencia con QR es una herramienta moderna, práctica y eficiente para el control escolar. Su uso permite registrar asistencia de manera rápida, reducir errores, obtener estadísticas automáticas y fortalecer la gestión educativa mediante información ordenada y actualizada.

XVII. TEXTO BREVE PARA PRESENTACIÓN

La plataforma de asistencia estudiantil con QR permite registrar la presencia de los estudiantes de forma automática mediante escaneo con cámara, organizando la información por grado, sección, fecha y periodo académico, además de mostrar estadísticas diarias, semanales y bimestrales para una mejor gestión institucional.